- Adresse de correspondance, numéro de téléphone et adresse courriel.
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Protection de vos renseignements personnels
L'usage auquel vos renseignements personnels sont destinés
Si vous décidez de remplir et de nous transmettre un formulaire ou que vous saisissez des renseignements dans Votre dossier en direct!, sachez que nous n'utiliserons que l'information nécessaire pour répondre à votre demande et y donner suite.
L'information que l’Aide financière aux études obtiendra ainsi ne sera utilisée que pour vous accorder une aide financière si vous y avez droit et, le cas échéant, pour recouvrer l'aide qui vous aura été versée en trop ou, si vous ne respectez pas les modalités de remboursement prévues, les sommes qui vous ont été prêtées.
Nous vous invitons, à ce propos, à consulter notre Politique de confidentialité.
Les catégories de personnes qui auront accès à ces renseignements
L'information personnelle transmise n'est communiquée à un autre organisme gouvernemental que dans les cas où votre requête s'adresse à cet organisme ou si cette communication est exigée par la loi. L'information transmise n'est en aucun cas utilisée pour dresser des profils d'utilisateurs et n'est transmise à aucun organisme privé.
Afin de s’assurer de l’exactitude des déclarations faites ou en vue de recouvrer certains montants dus, l’Aide financière aux études peut procéder, conformément aux dispositions de la Loi, à certaines vérifications auprès des organismes suivants :
- le ministère de l’Éducation, du Loisir et du Sport, pour vérifier les renseignements relatifs à des dossiers scolaires;
- le ministère de l’Emploi et de la Solidarité sociale, afin de connaître l’identité des personnes qui bénéficient des avantages des programmes d’aide sociale ou de solidarité sociale et afin d’accorder aux emprunteurs des délais supplémentaires pour rembourser une somme versée en trop ou un prêt accordé dans le cadre du Programme de prêts et bourses;
- Revenu Québec, pour vérifier certains renseignements fournis tels que l’état civil, l’adresse, les employeurs et les revenus ou pour récupérer, à même les impôts sur le revenu, un montant dû par suite du non-respect des ententes de remboursement par certains emprunteurs;
- une agence d’information sur le crédit, pour déterminer le lieu de résidence de certaines personnes introuvables et vérifier certains renseignements fournis;
- les établissements d’enseignement, pour obtenir la confirmation des renseignements scolaires;
- les établissements financiers, pour mettre à jour le dossier des personnes ayant bénéficié d’un programme de l’Aide financière aux études et pour assurer le suivi relatif au solde de leur prêt;
- la Régie de l’assurance maladie, pour déterminer le lieu de résidence de certaines personnes introuvables;
- un fournisseur de services de perception de mauvaises créances hors Québec, pour obtenir du débiteur le paiement de sa dette ou conclure avec lui une entente de remboursement.
Il est à noter que vous n'avez pas accès aux renseignements que vos parents, votre répondante ou votre répondant, votre conjointe ou votre conjoint ont fournis, pas plus qu'ils n'ont accès aux renseignements que vous avez fournis. Seul le montant de leur contribution, le cas échéant, est inscrit dans votre dossier.
Seules les personnes autorisées de l'Aide financière aux études et la personne responsable de l'aide financière de votre établissement d'enseignement ont accès aux renseignements figurant dans votre dossier.
Vous êtes responsable des informations que vous nous acheminez ainsi que du maintien de la confidentialité de vos données d'identification. Dans l'éventualité où la confidentialité de ces renseignements venait à être compromise, veuillez nous en aviser le plus tôt possible afin d'éviter une éventuelle utilisation frauduleuse de votre identité.
Les conséquences pour la personne concernée d'un refus de répondre
Au moment où vous saisissez des renseignements dans Votre dossier en direct! ou au moment de remplir un formulaire, les pièces justificatives et les renseignements recueillis par l'Aide financière aux études sont indispensables à l'application de la Loi sur l'aide financière aux études et du règlement s'y rapportant. Afin de vous assurer que votre demande sera traitée, joignez-y tous les documents demandés. Par ailleurs, nous vous indiquons toujours si une question est à caractère obligatoire ou facultatif.
Finalement, si vous bénéficiez d'une aide financière aux études, vous avez l’obligation de nous aviser de tout changement qui surviendrait en cours d’année relativement à votre situation et qui serait de nature à influer sur le montant d’aide financière qui vous a été accordé. En vous assurant que tous les renseignements que vous nous fournissez sont exacts et à jour, vous évitez bien des inconvénients, tels que :
- la suspension des versements prévus;
- l’obligation de rembourser immédiatement une aide versée en trop;
- la non-admissibilité, pour une période de deux ans, au Programme de prêts et bourses et au Programme de prêts pour les études à temps partiel.
Si vous omettez de nous aviser d’un changement d’adresse |
Il est important d’aviser l’Aide financière aux études de tout changement à votre adresse de correspondance dans les 30 jours suivants votre déménagement. Si, après ce délai, vous n’avez toujours pas fourni votre adresse de correspondance exacte, vous risquez de voir s’interrompre les versements de l’aide financière à laquelle vous avez droit. Dans un tel cas, vous en serez avisé par les actualités de Votre dossier en direct! où le montant d’aide prévu sera tout de même indiqué à la rubrique Calcul de l’onglet Votre dossier (DEI). Par ailleurs, en nous faisant connaître vos coordonnées exactes, vous êtes assuré de recevoir toutes les lettres qui vous sont destinées. |
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Les documents requis de l’étudiant |
Vous devez fournir tous les documents exigés. Nous acceptons les photocopies dans la plupart des cas. Notez que vous n’avez pas à fournir de nouveau un document que vous avez déjà envoyé si les renseignements qui y figurent sont toujours exacts. Vous devez fournir une copie certifiée conforme ou une déclaration sous serment? Les personnes autorisées à certifier la conformité d’une copie ou à faire prêter serment sont les suivantes : avocats, notaires, juges de paix, maires, greffiers des municipalités et commissaires à l’assermentation. Dans les établissements d’enseignement et les établissements financiers, quelques personnes sont habituellement autorisées à agir à titre de commissaires à l’assermentation. Attention! Un document non conforme aux exigences est refusé. Si vous avez besoin d’aide, consultez le personnel du bureau d’aide financière de votre établissement d’enseignement. |
Marche à suivre pour mettre à jour un renseignement personnel
Adresse
Si votre adresse de correspondance n’est pas exacte ou qu'elle a changé |
Si vous constatez que votre adresse de correspondance n’est pas exacte ou qu’elle a changé, vous devez nous le signaler à l’onglet Vos coordonnées de Votre dossier en direct! Pour ce faire, vous n'avez qu'à cliquer sur Modifier. Vous accéderez alors à un outil de recherche d’adresses où l’on vous demandera de fournir votre numéro civique, votre code postal et votre numéro d’appartement, s’il y a lieu, dans les champs prévus à ces fins. Il vous suffira ensuite de cliquer sur le bouton Rechercher situé au bas de l’écran. |
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Si vous ne parvenez pas à trouver votre adresse |
Si vous ne parvenez pas à trouver votre adresse, vous pouvez cliquer sur le bouton Saisir une adresse situé au bas de l’écran. |
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Attention! Si vous vous quittez ou rejoignez le domicile parental après avoir fait une demande dans le cadre du Programme de prêts et bourses pour l'année en cours, vous devez aussi nous aviser de ce changement en utilisant le formulaire papier Déclaration de changement - Étudiante ou étudiant que vous trouverez à la section Formulaires papier du menu Rubriques d'intérêts. Transmettez-le-nous par la poste à l'adresse suivante : Service de la gestion des dossiers Aide financière aux études 1035, rue De La Chevrotière, Québec (Québec) G1R 5A5 Nous vous rappelons que vous avez l'obligation de nous aviser de tout changement qui surviendrait en cours d'année relativement à votre situation et qui serait de nature à influer sur le montant d'aide financière qui vous a été accordé. |
Numéro de téléphone
Comment inscrire ou modifier son numéro de téléphone |
Vous pouvez inscrire un numéro de téléphone, en ajouter un ou modifier celui déjà inscrit. Pour ce faire, vous n'avez qu'à cliquer sur le bouton Inscrire ou Modifier et à inscrire votre numéro et le poste, s’il y a lieu, dans les champs prévus à ces fins. Pour chacun des numéros inscrits, vous devez préciser à quelle catégorie il se rapporte. Vous n’avez pas à fournir un numéro pour chacune des catégories. |
Adresse courriel
Comment inscrire ou modifier son adresse courriel |
Si vous fournissez une adresse courriel, assurez-vous qu’elle est valide. Assurez-vous également d'inscrire la même adresse courriel dans les deux champs prévus à cet effet, puis cliquez sur Enregistrer. |
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Comment s’assurer de recevoir tous ses messages |
N'oubliez pas de nous signaler tout changement relatif à votre adresse courriel afin que nous puissions toujours communiquer avec vous. Attention! Afin d’éviter que les courriels qui vous sont destinés ne soient bloqués par le filtre de votre logiciel de messagerie électronique, il est important que vous ajoutiez notre adresse (afe@mels.gouv.qc.ca) à votre liste d’expéditeurs approuvés (Liste des contacts). |
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Les avantages de fournir une adresse courriel |
Une fois que vous aurez fourni une adresse courriel, l’Aide financière aux études communiquera avec vous par courriel. Fournir une adresse courriel est une façon simple et rapide d'être informé de l'évolution de votre dossier. Ainsi, au lieu de recevoir un avis de l'Aide financière aux études par la poste, vous recevrez un message électronique qui vous invitera à consulter Votre dossier en direct! Vous recevrez notamment un accusé de réception par courriel vous confirmant que l'Aide financière aux études a bien reçu votre formulaire. Prenez note que vous ne recevrez plus par la poste certains documents, comme le relevé de calcul. En revanche, vous recevrez un courriel chaque fois qu'il y aura lieu de vous informer d'un changement concernant votre dossier. |
Vos revenus déclarés
Nous vous rappelons que vous avez l’obligation de nous aviser de tout changement qui surviendrait en cours d’année relativement à votre situation et qui serait de nature à influer sur le montant d’aide financière qui vous a été accordé.
Marche à suivre pour consulter vos renseignements personnels
En ligne
À partir de Votre dossier en direct!, sous l’onglet Vos coordonnées, vous pouvez consulter et mettre à jour vos coordonnées. Sous l’onglet Votre dossier (DEI), vous pouvez connaître en détails l’état de votre dossier et, notamment, les messages de notre part qui vous sont destinés et les résultats que nous avons portés à votre relevé de calcul. Finalement, sous l’un des onglets Formulaires, vous pouvez consulter les formulaires que vous avez déjà remplis ou envoyés, faire une nouvelle demande d’aide financière, remplir et envoyer une déclaration de changement.
Les raisons qui conduisent à une collecte de renseignements personnels
La Loi sur l'accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels oblige les organismes publics à ne recueillir que les renseignements nominatifs nécessaires à l'exercice de leurs attributions ou à l'administration des programmes dont ils assurent la gestion.
Ces renseignements personnels sont nécessaires pour nous permettre de nous assurer de votre identité lorsque vous communiquez avec nous, d'accéder à vos renseignements financiers afin d'être en mesure de répondre à votre demande en ayant en main les bons renseignements et de garantir la confidentialité de vos renseignements. Ils sont essentiels à la bonne compréhension de vos besoins en matière d’aide aux études et permettent de déterminer votre admissibilité à nos programmes d’aide financière.
L'information que l’Aide financière aux études obtiendra ainsi ne sera utilisée que pour vous accorder une aide financière si vous y avez droit et, le cas échéant, pour recouvrer l'aide qui vous aura été versée en trop ou, si vous ne respectez pas les modalités de remboursement prévues, les sommes qui vous ont été prêtées.
